I. Principales desafíos que actualmente presenta la Gestión de Proyectos
El estudio “PMI’s Pulse of the Profession” de 2015 refleja que sólo el 55% de los proyectos finalizan cumpliendo el presupuesto inicial del proyecto y alcanzando los objetivos propuestos.
Las principales causas de los problemas o fracaso de los proyectos fueron:
- cambios en las prioridades u objetivos de los clientes
- mala definición de riesgos y oportunidades
- pobre o inadecuada comunicación
- Inadecuada definición de la misión o propósito del proyecto
Es interesante destacar que, según este informe, la falta de competencias del Project Manager ha sido – en comparación – uno de los problemas menos relevantes
Esto quiere decir que los problemas referidos no se deben tanto a la falta de aplicación de técnicas y herramientas de gestión de proyectos, sino a que en ciertos casos estas herramientas no son adecuadas o suficientes.
II. ¿Qué es el método LEGO® SERIOUS PLAY®?
El método LEGO® SERIOUS PLAY® consiste en una serie de técnicas que permiten a los participantes mejorar drásticamente la comunicación (y en especial la comprensión) entre distintas partes, así como la creatividad, solución de problemas, integración de equipos y toma de decisiones estratégicas.
Ha sido diseñado por la empresa danesa LEGO, integrando los últimos desarrollos en “gamificación” y toma de decisiones estratégica. La experiencia ha sido tan exitosa que desde hace algunos años LEGO ha “abierto el código” de estas dinámicas. Actualmente es utilizado por Microsoft, Fujitsu y Procter & Gamble, por citar algunas empresas muy conocidas.
Consiste en la construcción de modelos en 3D como respuesta a preguntas abstractas que no tienen una respuesta obvia. Para ello, se utilizan piezas de LEGO especialmente seleccionadas y es necesaria la intervención de facilitadores que estén debidamente entrenados en estas dinámicas.
Al tener que responder preguntas abstractas (p.ej. “qué necesidades debe satisfacer este proyecto”) mediante la construcción de un modelo en 3d con piezas de LEGO (en lugar de hacerlo en forma escrita o verbal), activamos otros centros de nuestra mente vinculados con la creatividad y el conocimiento inconsciente, lo que hace mucho más sencillo obtener soluciones innovadoras y de mayor calidad.
III. Problemas de la gestión de proyectos que resuelve LEGO® SERIOUS PLAY®
- Cambios en las prioridades u objetivos de los clientes
Esto puede deberse a los siguientes motivos:
- La realidad o situación del cliente ha cambiado en forma sustancial entre el momento en que encomienda el proyecto y este se está desarrollando.
- Inadecuada definición de la misión o propósito del proyecto.
- El equipo comprendió algo distinto de lo que el cliente tenía en mente
- El cliente se ha dado cuenta de que, en realidad, lo que necesita o quiere obtener es otra cosa que lo que ha comunicado al equipo
En el primer caso la necesidad de cambio es inevitable y no puede ser atribuida a la culpa de nadie.
Pero en los casos siguientes, claramente hay culpa por parte del cliente y/o los responsables de la gestión del proyecto.
El problema en que lo que el cliente suele hacer es encomendar la realización de un determinado producto.
Pero esto no es suficiente. Lo que hay que aclarar – e indagar – es el “para qué”, o sea los beneficios que el cliente quiere obtener y/o los problemas que quiere solucionar. Este “para qué” de los proyectos es la piedra fundacional de los mismos. Ningún proyecto debería comenzar sin tener esto aclarado.
Lamentablemente, a veces ni el mismo cliente ha reflexionado detenidamente cuáles son los beneficios que quiere obtener con la ejecución del proyecto que está encomendando. Hay un componente inconsciente que sería conveniente que aflore y sea compartido entre el cliente y el equipo.
LEGO® SERIOUS PLAY® propone una dinámica que quizás sea la más efectiva para para permitir que afloren en forma clara los verdaderos intereses y necesidades que el cliente persigue satisfacer con su proyecto.
Consiste en hacerle construir con piezas de Lego especialmente seleccionadas un modelo tridimensional que represente una respuesta a las preguntas “Qué beneficios necesitas obtener” o “Para qué necesitas …” el proyecto.
El hecho de que un proyecto que esté estructurado en relación la satisfacción de necesidades (y no sólo en la implementación de un pedido concreto) reduce drásticamente los riesgos de que el cliente cambie sus objetivos durante la marcha del proyecto o que el resultado no sea lo que él quería. También permite al equipo tomar decisiones más acertadas cuando aparecen imprevistos.
- Mala definición de riesgos y oportunidades
La mala definición de riesgos y oportunidades se debe, en muchos casos, a que la complejidad de un proyecto y la cantidad de actores involucrados hacen que se pierda de vista todos los elementos que inciden en el mismo.
Para evitar esto, LEGO® SERIOUS PLAY® propone dos cosas:
- Técnicas de creatividad para identificar todos los riesgos y oportunidades que permiten aprovechar al 100% el conocimiento y creatividad de todos los miembros del equipo responsable del proyecto.
- La construcción de escenarios con modelos en 3D que representan a todos los actores y elementos ligados el proyecto (recursos, stakeholders, etc.) y cómo se vinculan entre ellos. Esto permite tener una información visual de la interacción de estos elementos y probar en tiempo real distintas hipótesis que cosas que pueden suceder ( “qué pasaría si …”), lo que facilita enormemente la identificación de riesgos y oportunidades.
- Pobre o inadecuada comunicación
La comunicación pobre o inadecuada puede darse entre el cliente y el equipo o dentro del mismo equipo.
Los problemas de comunicación suelen ser de dos tipos:
- Errores entre lo que uno dice y el otro comprende
Las dinámicas de comunicación de LEGO® SERIOUS PLAY® reducen la pérdida y distorsión del flujo de información entre el emisor y el receptor, ya que a la información verbal se le agrega la información visual.
P.ej. si el cliente quiere comunicar la necesidad que debe ser satisfecha por el proyecto, primero construye un modelo con las piezas de LEGO y luego explica lo que significa ese modelo. Ello permite, además, a las otras partes preguntar acerca de aquellos aspectos del modelo que les ha llamado la atención, ampliando así la información. Además, permite a los receptores de la comunicación verificar que haya una congruencia entre lo que están oyendo y lo que están viendo. Si algo les resulta incongruente, es que hay algo que están comprendiendo mal y necesita ser aclarado.
- No se comparte toda la información potencialmente útil entre los intervinientes en el proyecto
Las interacciones en los equipos suelen ser secuenciales. En caso de tener que dar respuestas a una pregunta, interviene un miembro a la vez. Esto hace que, estadísticamente, en los equipos un 20% de los miembros acaparen un 80% de la comunicación. Dicho de otra manera, no surge todo el conocimiento disponible. Los motivos son varios, desde timidez e inseguridad hasta problemas de relación, falta de motivación, etc.
Las dinámicas de LEGO® SERIOUS PLAY® se caracterizan porque todos los intervinientes construyen sus modelos (de respuesta a la pregunta a resolver) a la vez. O sea, las respuestas a las preguntas son brindadas en paralelo. Esto hace que se contará con la respuesta de todos los miembros (el 100% del conocimiento disponible), ya que cada uno tendrá su turno para comentar lo que significa su modelo.
