Controlar el hábito de postergar («procrastinar»)

¿Qué es la Procrastinación?

Ud. tiene que estudiar para un examen cuya fecha se le viene encima y en lugar de ello se pone a ver la televisión diciéndose que aún tiene tiempo. Tiene que ir al médico por una dolencia y lo va posponiendo día tras día porque hay otras cosas más importantes que hacer. Hay un problema en el trabajo que requiere solución urgente y encuentra razones para trabajar en otro proyecto. Le encargan un trabajo que le permitirá lucirse y sin embargo Ud. lo va dejando para más tarde.

Y cuando ya está demorado con la tarea en cuestión, le invade una sensación de miedo y culpa que hace que la cueste aún más comenzar con la misma.

Le suena familiar? Las situaciones descriptas son ejemplos de delegación indebida o “procrastinación” (del inglés “procrastination”), o sea: dejar crónicamente para más tarde aquello que consideramos que deberíamos estar haciendo ahora. Dicho de otra manera: evitación compulsiva.

Todos posponemos cada tanto lo que tenemos que hacer. Eso es normal. El problema surge cuando posponemos en forma sistemática y crónica.

La procrastinación quizás sea una de las principales causas de estrés y en consecuencia una de las situaciones que más afecta nuestra calidad de vida. Posponer en forma crónica es causa de sufrimiento. Y no es para menos: la procrastinación hace que no seamos eficientes ni confiables. Nos afecta en nuestro trabajo, en nuestras relaciones humanas y también en nuestra salud. Y además del estrés al que nos somete (con las consecuencias negativa que ello implica para el sistema inmunológico), nos aniquila la autoestima.

La cantante inglesa Amy Winehouse sufrió este tema lo suficiente como para dedicarle una canción(“Procrastination”). Creo que la siguiente estrofa es muy representativa de lo que ella sentía:

“Tengo que tener terminada esta canción antes de que me marche esta noche, pero mi cabello, no luce como tal, y tengo que lucir bien, y tengo que escribir un coro, pero las palabras me sugieren ahora que tengo que terminar esto antes de marcharme esta noche como sea, y de cualquier manera estoy pensando en encontrarte en la estación, sintiéndome culpable porque debería quedarme en casa, maldita procrastinación, así que cuando me pregunten más tarde, no les diré cómo va el asunto, pero ahora mi cabeza está vacía, y el montón de trabajo sigue creciendo.”

En los EE.UU. incluso se ha formado una asociación de “Procrastinadores Anónimos” con un funcionamiento similar al de los Alcohólicos Anónimos.

Y aunque Ud. no sufra este problema, seguramente ha tenido que tratar muchas veces con gente procrastinadora en su familia o en su entorno laboral. Líderes de equipos lo conocen muy bien: tienen a su cargo personas muy capaces que por algún motivo no logran cumplir en término las tareas que han asumido, lo que afecta a todo el grupo.

No es casualidad que haya elegido este tema para comenzar mi blog: Hace un año que vengo con la idea de hacerlo, y sin embargo siempre hubo “algo” que me hizo posponerlo una y otra vez.

No quiero ser procrastinador ni creo que alguien quiera serlo. Todos reconocemos las consecuencias negativas que nos produce dejar sistemáticamente para después lo que consideramos que debemos hacer ahora. Pero por algún motivo no podemos evitarlo.

Señas de identidad de un procrastinador.

“Procrastinator Anonymous” cita las siguientes conductas como síntomas de procrastinación:

1. La decepción es una forma de vida. Constantemente decepcionamos a los demás y a nosotros mismos por no cumplir con nuestras promesas.
2. Tenemos grandes dificultades para empezar nuevos proyectos o para pasar de un proyecto a otro.
3. Tenemos un sentido del tiempo deficiente, subestimando o sobreestimando crónicamente el tiempo que nos tomará completar una tarea.
4. Nos cuesta organizar proyectos dividiéndolos en pasos; no sabemos dónde empezar, aun cuando tenemos la intención de empezar.
5. En nuestras casas y lugares de trabajo estamos rodeados de revoltijos y desorganización.
6. Solemos llegar tarde las citas.
7. Somos muy conscientes de lo que deberíamos estar haciendo o creemos que deberíamos estar haciendo y curiosamente estamos sin contacto con lo que en realidad queremos y necesitamos.
8. Nos sentimos mal cuando decimos que “no” a pedidos de los demás. Por ello decimos que “sí” pero manifestamos luego nuestro resentimiento a través de la resistencia pasiva de la procrastinación.
9. Sufrimos de resistencia a las expectativas y las obligaciones, por lo que hacemos cualquier cosa excepto aquello que más necesitamos hacer.
10. Somos pensadores de corto plazo, focalizados en nuestras gratificaciones a corto plazo mientras que ignoramos nuestro bienestar a largo plazo

¿Por qué procrastinamos?

Si sabemos que no es bueno posponer en forma crónica e indebida y declaramos que queremos dejar de hacerlo, ¿qué es lo que hace que continuemos haciéndolo?

La respuesta que habitualmente (nos) damos es que se trata de un tema de fuerza de voluntad y carácter. Pareciera ser que es cuestión de dejar de ser dispersos o perezosos. Pero la realidad es mucho más compleja.

a) La procrastinación como estrategia de evitación

En primer lugar, la procrastinación puede ser un mecanismo para lidiar emociones desagradables (como el miedo, la ansiedad, el enojo) al que nos hemos vuelto adictos. Al decir del psiquiatra español Manuel Mas-Baga, “Si una conducta compromete el resto de tus actividades, es adictiva: es adicto quien, por obtener una recompensa a corto plazo, hipoteca su vida a largo plazo.”

Y es exactamente eso lo que pasa con la procrastinación. Produce una sensación gratificante. Al procrastinar dejamos de prestar atención a aquello que debemos hacer y que por algún motivo nos produce la emoción desagradable. Nos escapamos y nos relajamos. Así, nos liberamos – momentáneamente – del estrés y sufrimiento que nos puede suponer dicha tarea, quizás porque nos sentimos presionados, tenemos miedo al fracaso o somos personas muy autoexigentes que queremos que todo salga perfecto. Esto termina haciéndose un hábito. Y como todos los hábitos que nos producen placer o nos quitan sufrimiento, nos resulta muy difícil dejarlos, por más que sepamos que las consecuencias son dañinas. Va de suyo que las personalidades adictivas son mucho más propensas a ser procrastinadoras.

Esta conducta tiene una explicación neurológica: Nuestro cerebro tiene básicamente tres sistemas:

1. El tronco, que controla nuestras funciones básicas fisiológicas tales como la respiración.
2. Sistema límbico (o cerebro emocional), que nos provee de ciertas respuestas básicas automatizadas ante determinadas situaciones o estímulos, p.ej. ante una amenaza sube los niveles de noradrenalina, lo que tonifica nuestro músculos y nos predispone para atacar o huir.
3. Sistema cortical (o cerebro racional) que nos permite procesar las experiencias y meditar sobre ellas.

El sistema y límbico – emocional – y el sistema cortical – racional – se encuentran en permanente interacción. Pero funcionan en forma y velocidades distintas. El sistema límbico realiza un acopio de nuestros recuerdos emocionales. La amígdala cerebral, la parte del sistema límbico que actúa como depósito de nuestras experiencias emocionales, actúa por aproximación, vale decir que cuando aparece una situación que podría ser similar a la que tiene “depositada” no se plantea las diferencias sino que la trata en forma igual.

Por ello muchas veces nuestra primera reacción cuando vemos una lombriz grande es de miedo – hasta que miramos mejor, activamos nuestro pensamiento racional y nos decimos: “es sólo una lombriz”. Es la primera reacción porque la memoria emocional es mucho más rápida que el pensamiento racional, ya que tiene conexiones o caminos neuronales más cortos. Por lo tanto, el sentimiento suele preceder a la razón.

Pero esto no significa que quedemos a merced de la amígdala cerebral. El sistema cortical analiza la situación mucho más en detalle y le comunica al sistema límbico cuál es la respuesta emocional que la situación merece. Cuando se da cuenta que esa cosa sinuosa es una lombriz, le indica al sistema límbico que no hay peligro, y este desactiva el sentimiento de miedo. Vale decir que el sistema cortical está en condiciones de tomar el control, sólo que necesita más información y tiempo.

Esto, llevado al campo de la procrastinación, significa que hay emociones desagradables (ansiedad, miedo, frustración, etc.) que no estamos pudiendo desactivar si no es a través de la evitación. Nuestro sistema racional no logra tomar el control de la situación y, para evitar el sufrimiento que nos produce la emoción, posponemos la tarea. Enterramos el pensamiento molesto y nos ponemos a hacer otra cosa. Ello se debe a que, por lo general, no llegamos a tomar conciencia de la emoción que nos invade y sobre todo de las causas que originan dicha emoción. De esta manera, no le damos oportunidad al sistema cortical de intervenir regulando la emoción.

Y no tomamos conciencia de la emoción ni reflexionamos acerca de la misma debido a que la evitación se ha transformado en un hábito. De tanto andar el mismo camino, se ha creado una “senda neuronal” que hace que de la emoción negativa vayamos directamente a la evitación. (Cuando un pensamiento se transmite de una célula cerebral a otra, tiene que vencer cierta resistencia bioquímico-electromagnética. Mientras más veces haga el mismo camino, menos resistencia se producirá, hasta que quede configurada una senda cómoda para recorrer. Esta es la forma en que se configuran nuestros mapas de pensamiento y nuestros hábitos).

b) La procrastinación como falta de motivación

En segundo lugar, la procrastinación puede tener como fundamento una falta de estímulo positivo (en lugar de la evitación de un sentimiento negativo, según vimos más arriba). Algunas investigaciones han demostrado que la dopamina, una molécula neurotransmisora de nuestro cerebro, incide en la regulación de los mecanismos de placer y las sensaciones de recompensa tras realizar una tarea. Aquellas personas con niveles de dopamina inferiores a la media tienen una mayor dificultad en asociar la recompensa que obtendrá por el trabajo que se está haciendo, por lo que pierden motivación.

O sea, en este caso no posponemos porque la tarea sea percibida como estresante sino simplemente como poco estimulante, por más a un nivel más racional sepamos que las recompensas son deseables.

Técnicas habituales contra la procrastinación.

Cabe aclarar que la procrastinación no es un problema de administración eficaz del tiempo. No se trata de ser más eficientes, sino simplemente de empezar a actuar de una vez por todas.

En la literatura abundan recetas. Citaré algunas de las más comunes sólo a modo de ejemplo, ya que cada técnica requiere un desarrollo mucho más completo.

1. Fijar metasPara que sean de ayuda tienen que ser observables (por mí y por lo demás), específicas concretas, posibles (en la sustancia y en el tiempo) y divisibles.
2. Utilizar metasLa forma en que nos hablamos incide en la forma en que sentimos y pensamos. Por ello, cuando tenemos impulsos de procrastinar se recomienda hablarnos repetidamente con algunas frases que van tanto a la mente como al corazón.El psicólogo de EE.UU. Neil Fiore sugiere la siguiente frase: “Elijo empezar con un paso pequeño e imperfecto, sabiendo que soy humano y que me reservaré tiempo para distraerme”.O el ya clásico dicho de Dale Carnegie: “La diferencia entre las personas comunes y las exitosas es que estas últimas terminan lo que empiezan”.A mí me gusta particularmente la siguiente frase de Og Mandino: “Actuaré ahora mismo. No eludiré las tareas de hoy ni las postergaré para mañana, porque sé que el mañana nunca llega. Déjenme actuar ahora, aunque mis acciones no traigan la felicidad o el éxito, porque es mejor actuar y fracasar que quedarse inactivo”.
3. Visualizar las tareasAl visualizar las tares nos predisponemos para la acción. Para ello, ayuda dividir las tareas en las partes más pequeñas que podamos, lo que también contribuye a paliar la sensación de que la tarea es apabullante.
4. Preguntarnos qué sentimientos estamos intentando evitar¿Es miedo al fracaso? ¿Presión por nuestra autoexigencia de tenerlo todo perfecto? ¿Rechazo o rebelión? ¿Aburrimiento? Distintas tareas pueden producir distintos sentimientos y muchas veces una combinación de ellos.
5. Limitar el tiempo de trabajo / No obligarnos a hacerlo todo a la vezLa presión de tener que tenerlo todo listo inmediatamente hace que percibamos la tarea como algo agobiante. Démonos permiso para dejar la tarea luego de un tiempo determinado, p.ej. 30 min.
6. Pensar en los beneficios a largo plazoComo vimos más arriba, los procrastinadores podemos tener una tendencia a focalizar el placer inmediato y no considerar las consecuencias a largo plazo. Para cambiar este punto de vista, se sugiere que pensemos en primer lugar qué mal nos sentimos cuando no tenemos las tareas hechas y luego las ventajas que obtendremos cuando la tarea esté hecha.
7. Evitar el perfeccionismoRecuerde que Ud. es un ser humano, no una máquina. En la gran mayoría de los casos, es suficiente con que la tarea esté hecha 7/10. Un 10/10 no suele ser necesario. Sí, en cambio, que la tarea esté hecha a término. Como leí en un libro de aforismos, “no aspire a llegar a las estrellas, salvo que le pague la NASA”.
8. Aprender a usar el tiempo disponiblePara ello, deberemos:
   • Determinar cuánto tiempo disponemos realmente.
   • Ir marcando el tiempo que hemos trabajado en pos de un objetivo.
   • No esperemos a disponer del 100 % del tiempo necesario para actuar.
   • Identifiquemos los momentos y lugares más y menos apropiados para las tareas.
   • Planifiquemos tiempo libre. Es necesario descansar para poder rendir luego mejor.
9. DelegarHay que intentar delegar todo lo que sea posible. Aun cuando de esta manera perdamos el control de la tarea. Es mejor esto que no realizarla para nada.
10. Reclutar ayuda de tercerosPodemos recurrir a profesionales (psicólogos, coaches) o personas de nuestro entorno cercano. Podemos pedirles que nos ayuden cuando estemos atascados. También podemos solicitar su intervención para realizar un plan de acción en forma conjunta. O también realizar las tareas en equipo.Los terceros también nos pueden servir de ayuda en forma indirecta, p.ej. haciendo nosotros público que nos disponemos a realizar una tarea. La expectativa que generamos en los demás nos servirá de motivador adicional.

Un nuevo enfoque para controlar la procrastinación.

Si Ud. es un procrastinador hecho y derecho, es probable que haya sentido una mezcla de optimismo, ansiedad y agobio al leer acerca de algunas de las técnicas descriptas más arriba y quizás se haya dicho: “Interesante. Pero ….”. Y es que trabajar en estas técnicas es una actividad como cualquier otra y por lo tanto sujeta al riesgo de procrastinación. Si consultamos los foros de “Procrastinators Anonymous” veremos que una de las dificultades recurrentes es llevar los buenos consejos a la práctica.

En mi experiencia, todos los métodos descriptos más arriba son útiles. El problema es que es la combinación de estos métodos lo que logra el éxito, en especial combinar aquellos actúan sobre nuestra parte emocional como los que apuntan a nuestra parte racional. Aplicar una técnica en forma aislada no suele ser suficiente para movilizarnos a la acción. Y aplicar todos juntos puede implicar más esfuerzo que la tarea que estamos queriendo realizar.

Qué hacer para poder dar un primer paso, para destrabarnos? He desarrollado un método muy sencillo que utilizo con buenos resultados en mis conversaciones de coaching. Y conmigo mismo, por supuesto. Combina varias de las técnicas indicadas más arriba.

1. Tener una conversación honesta con nosotros mismosEl primer paso consiste en contestarnos por escrito las siguientes preguntas, cada vez que sintamos que estamos procrastinando (y queramos dejar de hacerlo, claro está):
   1. Descripción de la tarea
   2. ¿Tengo ganas de hacerla?
   3. ¿Qué sentimientos me produce?
   4. ¿Qué preferiría hacer?
   5. ¿Qué es lo peor que puede pasar?
   6. ¿Qué error puedo cometer?
   7. ¿Beneficios por hacer la tarea?
   8. ¿Riesgos por no hacerla?
   9. ¿Tareas parciales?
   10. ¿Delegable?

   Es notable cómo este sencillo método – que no suele tomar más de cinco minutos – hace que de pronto nos sea posible comenzar a hacer lo que veníamos posponiendo desde hace tiempo – a veces meses o años.

   Ello se debe a que en primer lugar, al pensar si tenemos ganas de hacer la tarea nos reconocemos que estamos en riesgos de procrastinar. Parece obvio, pero muchas veces vamos poniendo las tareas en el “cajón” sin darnos cuenta de que lo estamos haciendo. Desde ya que si respondemos la pregunta “2. ¿Tengo ganas de hacer la tarea?” con “sí”, entonces no es necesario que continuemos con las preguntas siguientes y podemos pasar a la acción.

   Con las preguntas “3. ¿Qué sentimientos me produce? y “4. ¿Qué preferiría hacer? nos confrontamos con nuestras emociones más difíciles, que normalmente minimizamos o negamos. Las reconocemos y llamamos por su nombre. Reconocemos que tenemos miedo o rebelión y reconocemos que tenemos ganas hacer otra cosa (p.ej. entrar en Facebook).

   Luego, con las preguntas “5. ¿Qué es lo peor que puede pasar?”, “6. ¿Qué error puedo cometer?”, “7. ¿Beneficios por hacer la tarea?”, “8. ¿Riesgos por no hacerla?” empezamos a pensar más en forma más realista acerca de las implicaciones de hacer o no la tarea. Aquí le damos tiempo a nuestro sistema cortical (el racional) a intervenir pinchando eventuales globos que nos puede estar haciendo nuestro sistema límbico. Dicho de otra manera: reduce y hace más controlable la emoción negativa y a la vez genera más motivación al pensar concretamente en los beneficios.

   Al contestar la pregunta “9. ¿Tareas parciales?” descomponemos la tarea en partes que percibimos más manejables – lo más pequeñas que podamos! -, facilitando así su visualización, lo que nos predispone a la acción.

   Finalmente, con la pregunta “10. ¿Delegable?” nos obligamos a reflexionar acerca de si es necesario que seamos nosotros los que hacen la tarea.

   Es importante que estas preguntas sean contestadas por escrito en papel o en el ordenador. De esta manera evitamos la dispersión, ganamos profundidad en nuestras reflexiones y, como ya vimos, facilitamos la comunicación entre nuestro sistema límbico y nuestro sistema cortical, dando una oportunidad a este último – más lento – para que pueda actuar. Así podemos equilibrar nuestras emociones y nuestra razón. De pronto y como por arte de magia no estamos tan necesitados de evitar la tarea.

   Ejemplo:

   1. Descripción de la tarea. Estudiar para el examen.
   2. ¿Tengo ganas de hacerla? No.
   3. ¿Qué sentimientos me produce? Ansiedad, enojo, aburrimiento.
   4. ¿Qué preferiría hacer? Ver la televisión.
   5. ¿Qué es lo peor que puede pasar? Encontrar que hay algo que no entiendo.
   6. ¿Qué error puedo cometer? Ninguno. No hacerlo.
   7. ¿Beneficios por hacer la tarea? Sacar mejor nota. Tener tiempo para hacer otras cosas más tarde sin remordimientos.
   8. ¿Riesgos por no hacerla? Que luego no me alcance el tiempo para estudiar. No poder consultar eventuales dudas que me surjan. Ir al examen con miedo. Sacar peor nota.
   9. ¿Tareas parciales? 1. Coger el libro y mis apuntes. 2. Coger papel y bolígrafo. 3. Irme a la biblioteca. 4. Sacar el libro y empezar.
   10. ¿Delegable? No.

   IMPORTANTE: Para no olvidarnos estas preguntas y tenerlas siempre a mano, recomiendo anotarlas en una tarjeta, tamaño tarjeta de crédito y guardarlas en la cartera. De otro modo, la acción de ir a buscar las preguntas será objeto de procrastinación.

   Al dorso de la tarjeta, sugiero poner otra pregunta más:

   “¿Cómo me siento luego de haber hecho la tarea?”

   Contestar esto nos permitirá ver la diferencia de estados de ánimo antes y después. Muchas veces constataremos que las emociones que teníamos antes de la tarea eran exageradas o injustificadas.

2. Confeccionar una agenda con prioridades y permisos.Se trata simplemente de anotar cada día una lista con las tareas que tenemos pendientes o que queremos hacer. No es necesario asignarles un tiempo determinado.Al momento de su confección deberemos seguir solo dos pautas:a) Poner primero lo que juzguemos prioritario.b) Incluir / intercalar cosas que tenemos ganas de hacer o que nos producen placer. Después de haber hecho una o más tareas prioritarias, podemos reservar un tiempo para ir a tomar un café, llamar a un amigo, o revisar Facebook, para luego seguir con otras tareas prioritarias, y así sucesivamente. La inclusión consciente de estas tareas más agradables hará que nuestro inconsciente deje de rechazar los métodos de acción más “estalinistas” o de auto coacción qué sólo dan lugar al “deber”.Esta agenda diaria, además de darnos orden, nos permitirá tener un catálogo de las tareas que elegimos hacer y nos va a facilitar la visualización de cuáles son las que estamos procrastinando.

   Es normal que a la finalización del día no hayamos hecho todas las tareas que nos habíamos propuesto. Pero lo importante es que habremos cumplido con aquello que era más importante, y que en otras circunstancias hubiéramos dejado para más adelante. Y así dormiremos más tranquilos.

   Probablemente la confección de esta agenda también sea objeto de procrastinación, por lo que lo primero que deberíamos hacer al comenzar el día o el trabajo es sacar la tarjeta y anotar lo siguiente: “Descripción de la tarea: realizar agenda diaria” y continuar respondiendo las demás preguntas.

   Va de suyo que para poder realizar este proceso necesitaremos contar con algún lugar que nos brinde un mínimo de privacidad.

   En cualquier caso, mientras más enfrentemos las tareas que nos cuestan con este método, más sencillo nos resultará su aplicación, pudiendo con el tiempo llegar a transformarse en un hábito positivo.

Conclusión.

En el mundo de habla castellana, la procrastinación no suele estar reconocida como dificultad, como un problema serio para nuestra vida. Hoy en día puede ser más fácil obtener ayuda o comprensión siendo alcohólico que procrastinador. Y eso que la procrastinación puede afectar el trabajo, las relaciones y la salud del mismo modo que esta adicción: me puedo morir de una cirrosis alcohólica, pero también por no ir al médico a tiempo cuando detecto el síntoma de alguna enfermedad.

La procrastinación es cuestión de grados. Se puede ser más o menos procrastinador. El objetivo que deberíamos buscar no es que la procrastinación desaparezca completamente sino que se reduzca en forma paulatina hasta llegar a un nivel tolerable. Con eso ya habremos dado un gran paso para mejorar nuestra calidad de vida.

El método que propongo aquí es justamente el primer paso contra la procrastinación, que suele ser el más difícil. Funciona y es sencillo de aplicar, incluso para los procrastinadores más duros, debido a que nos permite conectar mejor nuestras emociones con nuestra razón … y también porque nos permite seguir procrastinando, ya que en el fondo es hacer una cosa distinta a la tarea que nos cuesta afrontar. Sólo que esta forma de procrastinación es una suerte de lubricante que hace que podamos pasar luego a la acción con menos esfuerzo y sufrimiento.